Site Yönetimi Nasıl Değiştirilir?

Yönetim ne zaman değiştirilebilir?

Yönetimin değişmesi için beklenmesi gereken tek an, yılda bir yapılan olağan kat malikleri kurulu toplantısı değildir. Yönetim planında belirtilen olağan toplantı döneminde mevcut yönetici görevden alınıp yenisi seçilebileceği gibi, kat maliklerinin yeterli bir kısmının talebiyle olağanüstü toplantı da çağrılabilir. Olağanüstü toplantı genellikle mevcut yönetimden duyulan memnuniyetsizliğin somut bir adıma dönüştüğü andır.

Uygulamada olağanüstü toplantı çağrısını tetikleyen en sık nedenler; mali kayıtların şeffaf paylaşılmaması, bakım ve onarım taleplerine geç veya hiç yanıt verilmemesi, ya da yöneticinin fiilen ulaşılamaz hale gelmesidir. Bu durumlarda kat maliklerinin bir kısmı bir araya gelip yazılı bir talep ile olağanüstü toplantı sürecini başlatabilir.

Kimlerin olağanüstü toplantı çağırabileceği, çağrının hangi usulle yapılacağı ve toplantının geçerli sayılması için gereken katılım ve oy oranları; 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun genel çerçevesi ve yapının kendi yönetim planına göre değişebilir. Bu noktada kesin sayılarla hareket etmeden önce, somut durumunuzu yönetim planınız üzerinden bir hukuk uzmanına doğrulatmanız önerilir.

Karar nasıl alınır?

Toplantı gündemine yöneticinin değiştirilmesi veya yeni yönetimin belirlenmesi maddesi açıkça yazılmalı ve bu gündem, davet usulüne uygun biçimde tüm kat maliklerine önceden duyurulmalıdır. Toplantıda alınan karar, tarih, katılımcı sayısı ve oy sonucuyla birlikte karar defterine işlenir; bu tutanak yeni yönetimin yetkisinin dayanağıdır.

Kararın ardından yeni yönetici veya yönetim kurulunun bankada, resmî kurumlarda ve tedarikçiler nezdinde yetkili sayılabilmesi için genellikle noter onaylı karar örneği veya imza sirküleri gibi belgeler istenir; hangi belgenin isteneceği muhatap kuruma göre değişebileceğinden önceden teyit edilmelidir.

Değişiklik bazen tek bir yöneticinin yerine başka bir kat malikinin geçmesi, bazen de mevcut bir yönetim şirketiyle sözleşmenin sonlandırılıp yeni bir şirketle çalışılmaya başlanması biçiminde olur. İkinci durumda, mevcut yönetim şirketiyle olan sözleşmenin fesih koşulları, bildirim süresi ve varsa cezai şart, devir takviminin bir parçası olarak ayrıca değerlendirilmelidir.

Yeni yönetim seçildikten sonra eski yöneticiye durumun yazılı olarak, karar tutanağının bir örneğiyle birlikte bildirilmesi, devrin resmî bir zeminde başlamasını sağlar; sözlü veya dolaylı bir bilgilendirme, devir sürecinin baştan tartışmalı geçmesine yol açabilir.

Devir sırasında hangi kayıt ve belgeler teslim edilmeli?

Sağlıklı bir devir, eski yönetimin elindeki her şeyin yazılı bir tutanakla yeni yönetime aktarılmasını gerektirir. Bunun eksik yapılması, yeni yönetimin işe sıfırdan başlamasına ve geçmişe dönük hesap sorma imkânının zayıflamasına yol açar.

• Karar defteri, toplantı tutanakları ve yönetim planı
• Banka hesap bilgileri, hesap özetleri ve yetki değişikliği için gereken belgeler
• Yürürlükteki tüm hizmet ve tedarikçi sözleşmeleri
• Personel özlük dosyaları, sigorta ve bordro kayıtları
• Demirbaş listesi (jeneratör, havuz ekipmanı, bahçe makineleri vb.)
• Güncel aidat borç/alacak durumu ve tahsilat kayıtları
• Açık işler, devam eden bakım sözleşmeleri ve garanti belgeleri

Bu kalemlerin her biri için teslim edildi kaydı düşülmesi ve mümkünse her iki tarafın da imzaladığı bir devir tutanağı hazırlanması, ilerideki “bende öyle bir belge yoktu” tartışmalarını önler. Devir sırasında bir kalemin eksik veya tartışmalı çıkması sık karşılaşılan bir durumdur; böyle bir durumda eksikliği devir tutanağına not düşüp tarafların bildiği bir açık madde olarak kaydetmek, sorunu görmezden gelmekten daha sağlıklıdır. Gerekirse bu tür anlaşmazlıklarda yetkili bir hukuk danışmanından görüş almak sürecin doğru ilerlemesine yardımcı olur.

Eski yöneticinin devir sürecine karşı isteksiz davrandığı veya belgeleri geç teslim ettiği durumlar da yaşanabilir. Böyle bir durumda yazılı bir talep ile makul bir teslim süresi verilmesi ve sürecin karar tutanağına dayandırılması, olası bir uyuşmazlıkta yeni yönetimin elini güçlendirir. Israrlı bir gecikme söz konusuysa, konunun bir hukuk danışmanına taşınması önerilir.

Geçiş döneminde kesinti nasıl önlenir?

Yönetim değişse de günlük hayat durmaz: aidat tahsilatı, temizlik, güvenlik ve teknik bakım kesintisiz sürmelidir. En kritik risk, banka yetkilerinin devri gecikirken ödemelerin aksaması veya personelin kimden talimat alacağını bilememesidir.

Bunu önlemek için devir tarihinden itibaren kimin hangi talimatı vereceği, hangi ödemelerin öncelikli olduğu ve sakinlere geçiş sürecinin nasıl duyurulacağı devir tutanağıyla birlikte netleştirilmelidir. Personel ve tedarikçilere yeni yönetimin yetkisi, karar tutanağına atıfla resmî bir yazıyla bildirilmelidir.

Sakinlere yönelik yapılacak kısa bir duyuru; yeni yönetimin iletişim bilgilerini, aidat ödeme talimatının değişip değişmediğini ve geçiş sürecinin ne zaman tamamlanacağını içermelidir. Belirsizlik dönemi uzadıkça, sakinlerin ödeme ve talep konusunda tereddüde düşme ihtimali artar.

Yeni yönetimden ilk 30 günde ne beklenmeli?

İlk otuz gün, devralınan kayıtların gerçek durumla karşılaştırıldığı bir doğrulama dönemi olarak görülmelidir: banka bakiyesi devir tutanağıyla uyuşuyor mu, açık borçlar listesi güncel mi, devam eden bakım ve onarım işleri hangi aşamada?

Bu dönemde sakinlere yeni iletişim kanalı, ödeme bilgileri ve varsa raporlama düzeni hakkında kısa ve net bir bilgilendirme yapılması, geçişin güven içinde algılanmasını destekler. Kayıtlarda tutarsızlık fark edilirse, bu erken dönemde tespit edilmesi ileride çok daha zor bir sürecin önüne geçer. Devir tutanağı imzalanmadan önce fark edilen bir eksik, imzadan sonra fark edilen aynı eksikten çok daha kolay çözülür.

Bu dönemde ayrıca devam eden hukuki veya mali bir süreç varsa, örneğin bir icra takibi veya tedarikçi anlaşmazlığı, bunların hangi aşamada olduğu ve kimin takip ettiği netleştirilmelidir; devir sırasında gözden kaçan bir süreç, ilerleyen aylarda yeni yönetimin karşısına beklenmedik bir sorun olarak çıkabilir.

Mevcut yöneticinizden memnun değilseniz ve geçiş sürecini sağlam bir devir planıyla yürütmek istiyorsanız, ihtiyaçlarınızı ücretsiz teklif formundan paylaşabilirsiniz; devir tutanağından ilk otuz günün planlanmasına kadar süreci birlikte kurgularız.