Site Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir? 7 Kriter

Yanlış seçimin bedeli neden yüksek?

Site yönetimini bir şirkete devretmek; mali kayıtları, personel ilişkilerini ve sakinlerle iletişimi de o şirkete emanet etmek demektir. Sözleşme imzalandıktan sonra fark edilen bir eksiklik, genellikle sözleşme süresi boyunca ya da bir sonraki genel kurula kadar telafisi zor bir maliyete dönüşür. Bu yüzden teklif aşamasında sorulacak birkaç doğru soru, ilerideki hayal kırıklığını büyük ölçüde önleyebilir. Özellikle mali konularda geriye dönük düzeltme yapmak hem zaman hem güven kaybına yol açar.

1. Sözleşme kapsamı ve hizmet sınırları yazılı mı?

İyi bir teklif, hangi işlerin yönetim ücretine dahil olduğunu ve hangilerinin kapsam dışında kaldığını açıkça yazar. “Tüm işler bizde” gibi genel ifadeler yerine; temizlik sıklığı, teknik bakım kapsamı, hangi arızalara müdahale edileceği, hangi işlerin ayrı teklif gerektireceği madde madde belirtilmelidir. Sözleşmede yazılı olmayan bir kapsam, ilerideki anlaşmazlıkların en sık nedenidir.

Örneğin dış cephe temizliği, boya badana veya peyzaj yenileme gibi periyodik ama sık tekrarlanmayan işlerin sözleşme kapsamında mı yoksa ek teklif mi gerektireceği baştan yazılmazsa, iş gündeme geldiğinde yönetim kurulu ile şirket arasında “bu bizim işimiz değildi” tartışması yaşanabilir.

Sözleşmenin süresi, otomatik yenilenip yenilenmeyeceği ve erken feshin hangi bildirim süresiyle mümkün olduğu da aynı netlikte yazılmalıdır. Bu maddeler eksikse, memnun kalınmayan bir hizmetten çıkmak beklenenden daha uzun ve masraflı bir sürece dönüşebilir.

2. Raporlama hangi sıklıkta, hangi formatta?

Yönetim kurulunun düzenli olarak hangi bilgiyi, ne zaman ve nasıl alacağı önceden netleşmelidir. Aylık gelir-gider tablosu mu, dönemsel bütçe gerçekleşme raporu mu, yoksa yalnızca talep üzerine sunulan bir özet mi sunulacağını sorun. Raporun bir dijital panelden mi yoksa yazılı belge olarak mı paylaşılacağı da kapsam görüşmesinde netleştirilmelidir.

3. Referansları doğrulanabiliyor mu?

Firmanın hâlihazırda yönettiği site veya apartmanlarla iletişime geçilebiliyor olması önemli bir güven göstergesidir. Yalnızca yazılı referans listesi değil, mümkünse mevcut bir yönetim kurulu üyesiyle doğrudan görüşebilme imkânı istenmelidir. Kaç yıldır faaliyette olduğu ve benzer ölçekte kaç yapı yönettiği de değerlendirmeye katılmalıdır.

Referans paylaşmaktan kaçınan veya yalnızca kendi hazırladığı yazılı metinlerle yetinmenizi isteyen bir firma dikkatle değerlendirilmelidir. Sektörde birkaç yıldır faaliyet gösteren ve ölçek olarak sizinkine yakın yapılarla çalışmış bir firma, ilk kez büyük bir siteyi üstlenecek bir firmaya göre daha öngörülebilir bir performans sunar.

4. Mali süreçler denetlenebilir mi?

Aidat tahsilatı, banka hareketleri ve ödemelerin hangi kayıt sistemiyle tutulacağı, kat malikleri kurulunun veya denetim kurulunun bu kayıtlara nasıl erişeceği baştan sorulmalıdır. Mali kayıtların yalnızca yönetim şirketinin kendi defterinde kalması hesap verebilirliği zayıflatan bir risktir; kurulun mutabakat yapabileceği düzenli bir kayıt sistemi aranmalıdır.

Sözleşme görüşmesinde, denetim kurulunun yılda kaç kez ve hangi belgelere (banka dekontu, fatura, tahsilat makbuzu) erişebileceği somut olarak sorulmalıdır. Bu erişim yalnızca sözlü bir vaat değil, sözleşmenin bir maddesi olmalıdır.

5. Personel ve tedarikçi yönetimi kimde?

Güvenlik, temizlik ve teknik personelin işe alımı, sigortası ve iş sağlığı-güvenliği sorumluluğunun kimde olduğu netleşmelidir; bu personel yönetim şirketinin kendi kadrosunda mı, yoksa siteye ayrı mı istihdam edilecek? Tedarikçi seçiminde teklif karşılaştırmasının nasıl yapılacağı ve kimin onay vereceği de sözleşmede tanımlanmalıdır.

Ayrıca personel değişikliği olduğunda, izin, istifa veya hastalık gibi durumlarda hizmetin nasıl aksatılmadan sürdürüleceği de sorulmalıdır; tek bir kişiye bağlı çalışan küçük ekiplerde bu risk daha yüksektir.

6. Mevzuat uyumu: 634 sayılı KMK ve KVKK

Yönetim şirketinin 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesindeki temel yükümlülüklere, kurul toplantıları, karar defteri ve işletme projesi gibi konulara hâkim olması beklenir. Ayrıca sakinlerin ad, daire numarası, borç bilgisi gibi kişisel verilerinin hangi amaçla işlendiği ve kimlerle paylaşıldığı KVKK çerçevesinde sorulmalıdır; borç listelerinin herkese açık alanlarda ilan edilmesi gibi uygulamalar risk oluşturur.

Yönetim planında yer alan özel hükümler de mevzuatla birlikte değerlendirilmelidir; her yapının kendi yönetim planı, kanunun genel çerçevesini nasıl uyguladığını belirler. Şirketin bu planı incelemeden standart bir teklif sunması, yapıya özgü ihtiyaçların gözden kaçmasına yol açabilir.

Örneğin bir görüşmede firmadan, geçmişte yönettiği bir yapıda karar defterinin veya işletme projesinin nasıl tutulduğuna dair somut bir örnek istemeniz, firmanın mevzuata gerçekte ne kadar hâkim olduğunu iddiadan çok uygulamadan görmenizi sağlar.

7. Fiyat şeffaflığı: neyin dahil neyin hariç olduğu

En düşük teklif her zaman en uygun teklif değildir. Fiyat karşılaştırması yapılırken, iki teklifin de aynı kapsamı, aynı temizlik sıklığını, aynı personel sayısını, aynı raporlama düzeyini içerip içermediği kontrol edilmelidir. Ekstra olarak faturalandırılabilecek kalemlerin önceden listelenmesi, sözleşme sonrasında sürpriz maliyetle karşılaşmayı önler.

Örneğin bir teklif haftada üç gün temizlik üzerinden hesaplanmışken diğeri günlük temizlik içeriyorsa, aradaki fark yalnızca fiyattan değil kapsamdan kaynaklanır; iki teklifi karşılaştırmadan önce kapsamları eşitlemek gerekir. Ayrıca ücretin yıl içinde hangi koşullarda güncelleneceği, örneğin asgari ücret artışına bağlı personel maliyeti artışı, sözleşmede tanımlı olmalıdır; bu, ilerideki fiyat görüşmelerinin sürpriz olmaktan çıkmasını sağlar.

Bu yedi kriterin hepsi aynı ağırlıkta olmayabilir; küçük bir apartman için mali denetim ve fiyat şeffaflığı öncelikliyken, çok personelli bir sitede personel yönetimi ve raporlama sıklığı daha belirleyici olabilir. Kendi yapınız için hangi kriterin daha kritik olduğunu baştan belirlemeniz, görüşmelerde doğru sorulara odaklanmanızı kolaylaştırır.

Görüşmede doğrudan sorulabilecek yedi soru:

• Hizmet kapsamına tam olarak neler dahil, neler hariç?
• Aylık rapor hangi formatta ve hangi tarihte paylaşılıyor?
• Hâlihazırda yönetilen bir siteyle görüşebilir miyiz?
• Mali kayıtlara kurul veya denetim kurulu nasıl erişiyor?
• Personel sizin kadronuzda mı, ayrı mı istihdam ediliyor?
• Kişisel verilerimiz nasıl korunuyor?
• Teklife dahil olmayan işler için ayrı ücretlendirme nasıl işliyor?

Yukarıdaki kriterleri kendi yapınıza göre değerlendirmek isterseniz konut ve site yönetimi hizmetimiz sayfasından kapsamımızı inceleyebilir veya ücretsiz teklif formundan bize ulaşabilirsiniz.