Kat Malikleri Kurulu Nasıl Toplanır?

Olağan ve olağanüstü toplantı

Kat malikleri kurulu, yapının en üst karar organıdır ve iki farklı biçimde toplanır. Olağan toplantı, yönetim planında belirtilen dönemde düzenli olarak yapılır; gündeminde genellikle geçen dönemin faaliyet ve mali raporu, yöneticinin ibrası, yeni dönem bütçesinin (işletme projesinin) onayı ve gerekiyorsa yönetici ile denetçinin seçimi yer alır.

Olağanüstü toplantı ise beklenmedik veya acele karar gerektiren durumlar için çağrılır: yönetimden duyulan memnuniyetsizlik, büyük bir bakım veya onarım kararı, beklenmeyen bir mali ihtiyaç ya da yönetici değişikliği gibi konular olağan toplantı tarihini beklemeden gündeme gelebilir. Kimlerin olağanüstü toplantı çağırabileceği ve bu çağrının hangi koşullarda geçerli sayılacağı, yönetim planınızda ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nda belirlenen yeter sayılara bağlıdır.

Örneğin ortak kullanılan bir asansörün ani arızalanması, çatıdan su alması ya da güvenlik sistemiyle ilgili acil bir aksaklık, olağan toplantı tarihini beklemeden olağanüstü toplantı çağrısını gerekli kılabilecek tipik durumlardandır. Böyle bir çağrının kimler tarafından ve hangi koşullarda yapılabileceği yine yönetim planı ve kanun çerçevesinde bellidir; önemli olan, aciliyetin gerçekten toplantıyı beklemeyecek nitelikte olup olmadığının iyi değerlendirilmesidir.

Çağrı ve gündem

Toplantının geçerli sayılabilmesi için tüm kat maliklerinin, toplantının yeri, tarihi, saati ve gündemi hakkında usulüne uygun biçimde ve yeterli süre önceden bilgilendirilmesi gerekir. Çağrının hangi yolla yapılacağı (yazılı bildirim, imza karşılığı tebliğ, iadeli taahhütlü mektup veya yönetim planında tanımlanmış başka bir kanal) ve çağrı ile toplantı arasında bırakılması gereken süre, yönetim planınızda ve kanunda ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir; bu süreye uyulmadan yapılan bir çağrı, alınan kararların sonradan tartışmalı hale gelmesine yol açabilir.

Gündem, toplantıdan önce net ve anlaşılır biçimde yazılmalıdır. Kural olarak gündemde yer almayan bir konuda karar alınamaz; bu nedenle tartışılması planlanan her başlığın — bütçe, bakım kararı, yönetici seçimi, yönetim planı değişikliği gibi — çağrı metninde açıkça belirtilmesi gerekir. Toplantı sırasında “madem herkes burada, şunu da görüşelim” yaklaşımı, iyi niyetli olsa da alınan kararın geçerliliğini riske atar.

Usulüne uygun çağrı yapıldıktan sonra, toplantıdan birkaç gün önce site duyuru panosu, dijital duyuru ekranı veya sakinlerin kullandığı bir iletişim grubu üzerinden kısa bir hatırlatma yapılması, katılımı artırmak açısından faydalı olabilir. Bu tür ek hatırlatmalar resmi çağrının yerine geçmez; yalnızca onu destekleyen tamamlayıcı bir araçtır.

Toplantı günü: yoklama, görüşme, oylama

Toplantı, katılan maliklerin ve varsa vekâleten katılanların kaydedildiği bir yoklama ile başlar. Bir malikin başka bir malik adına vekâleten oy kullanabilmesi mümkündür, ancak bir kişinin temsil edebileceği malik sayısına ilişkin kanunda bir sınır bulunur; vekâlet belgelerinin toplantı öncesinde kontrol edilmesi, sonradan oy sayısına itiraz edilmesini önler.

Yoklamanın ardından gündem maddeleri sırasıyla görüşülür; her malikin söz alma ve görüşünü ifade etme hakkı vardır. Oy hakkının kapsamı ve oyların nasıl sayılacağı — bir bağımsız bölümün birden fazla maliki olması durumunda bu oyun nasıl kullanılacağı dâhil — 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ile yapının yönetim planında düzenlenir; bu ayrıntının toplantı öncesinde netleştirilmesi, oylama sırasında çıkabilecek itirazların önüne geçer. Toplantıyı yöneten kişi, her madde için oylama sonucunu kabul, ret veya çekimser sayılarıyla birlikte açıkça ilan etmelidir.

Toplantının ve alınan kararların geçerli sayılabilmesi, katılım ve karar için gereken yeter sayıların sağlanmasına bağlıdır. Bu yeter sayılar konuya göre değişebilir; örneğin bütçe onayı ile yönetim planı değişikliği aynı çoğunlukla karara bağlanmayabilir. Toplantıyı yöneten kişinin, her madde için hangi yeter sayının arandığını yönetim planı ve kanun üzerinden önceden netleştirmesi önerilir.

Uygulamada sık karşılaşılan bir durum, ilk çağrıda yeter sayının sağlanamamasıdır. Böyle bir durumda izlenecek yol — toplantının ertelenip ertelenmeyeceği, ertelenecekse hangi süre içinde ve hangi koşullarda yeniden çağrı yapılacağı — yine yönetim planı ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde bellidir. Bu ihtimali göz önünde bulundurup ikinci bir tarihi baştan planlamak, maliklere zaman kaybettirmemek açısından pratik bir tedbirdir.

Karar defteri ve tutanak

Toplantıda alınan her karar, noter tasdikli karar defterine yazılır ve toplantıya katılan maliklerce imzalanır. Tutanakta; toplantının tarihi ve yeri, gündem maddeleri, katılımcı listesi, her madde için yapılan oylama ve sonucu açıkça yer almalıdır. Karar defteri yalnızca bir formalite değil, ilerideki bir uyuşmazlıkta kararın varlığını ve içeriğini ispatlayan temel belgedir.

Toplantıya katılmayan veya karara katılmakla birlikte muhalif kalan maliklerin bu durumu tutanağa not düşülmelidir; bu hem şeffaflığı sağlar hem de ileride bir kararın iptali gündeme geldiğinde hangi malikin hangi konumda olduğunun net biçimde görülmesini kolaylaştırır. Karar defterinin düzenli, eksiksiz ve okunaklı tutulması, yeni bir yöneticiye devirde de büyük kolaylık sağlar.

Örneğin bir tutanakta yalnızca “bütçe onaylandı” ifadesinin yer alması, sonradan hangi kalemlerin hangi tutarlarla onaylandığının tartışma konusu olmasına yol açabilir. Onaylanan işletme projesinin tutanağa ek yapılması veya kararın kalem kalem özetlenmesi, bu tür belirsizlikleri baştan önler ve ileride yapılacak bir denetimi kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

Uygulamada karşılaşılan aksaklıkların büyük bölümü, toplantının kendisinden değil, hazırlık ve kayıt aşamasındaki eksikliklerden kaynaklanır.

• Çağrının usulüne uygun yapılmaması veya bazı maliklere ulaşmaması
• Gündemde yer almayan bir konuda karar alınması
• Vekâlet belgelerinin toplantı öncesinde kontrol edilmemesi
• Oylama sonucunun net biçimde ilan edilmeden bir sonraki maddeye geçilmesi
• Tutanağın toplantıdan günler sonra, hafızaya dayanarak yazılması
• Karar defterinin düzenli saklanmaması ve yönetim değişikliğinde eksiksiz devredilmemesi
• Toplantı sonrasında alınan kararların, toplantıya katılmayan maliklere ayrıca bildirilmemesi

Bu hataların çoğu, toplantı öncesinde kısa bir kontrol listesiyle önlenebilir: gündem yazılı mı, çağrı süresiyle uyumlu mu, vekâletler hazır mı, tutanak şablonu toplantı sırasında doldurulacak biçimde önceden hazırlanmış mı? Bu tür bir hazırlık, toplantının kendisini de daha akıcı hale getirir.

Toplantı hazırlığı, gündem, tutanak düzeni ve karar defteri takibinde yapılandırılmış bir destek istiyorsanız yönetim danışmanlığı hizmetimizi inceleyebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Yapınıza özel durumlar için profesyonel destek alınız.